Organiser une soirée étudiante est à la portée de tous, mais une soirée réussie dans les règles de l'art relève du respect des ses dites règles.

La première étape est la constitution d’une équipe, une soirée ne s’organise pas seul.
Il est important de valoriser l’implication et la motivation de chacun, ainsi que leur disponibilité et leur mobilité.
C’est à présent ce groupe qui devra se charger de l’organisation, la logistique et la mise en place de la soirée étudiante.
Chacun se verra répartir une tache ou une fonction précise telle que se charger de l’approvisionnement du bar, de la sécurité ou encore de rechercher la salle où se déroulera la fête.
Tout le monde doit s’investir à fond pour mettre la soirée sur pied.

Il est nécessaire de favoriser la communication au sein de l’équipe. Pour qu’une soirée soit bien organisée, il faut se concerter à plusieurs reprises. Une personne est souvent chargée de réunir les membres du groupe afin de régler un problème ou remonter le moral des troupes.
Une soirée se prépare longtemps à l’avance, il faut à tout prix éviter l’urgence. Il faut prévoir un mois minimum, la date doit être fixée avant le commencement de la préparation. Cela empêche que les soirées tombent en pleine période de vacances ou d’examens.

La deuxième étape comprend la recherche du lieu de déroulement de la soirée. Il devra être assez grand pour contenir le nombre d’invités et convenir au concept de la soirée.
Il faut également tenir compte des coûts de location. Il est préférable de trouver une salle sur le campus en sachant qu’il faudra alors assurer le bar et le buffet.

Pour toutes démarches administratives comme la location de salles aménagées avec barman et boissons mises à disposition par le propriétaire, il faudra alors établir des contrats et les étudier attentivement avant de signer.
Il faut établir les responsabilités de chacun (loueur et bailleur, distributeur de nourriture et boissons, acheteurs), définir la répartition des bénéfices et se renseigner précisément sur certains petits détails : si la boîte vend des cartes d’abonnement par exemple, attention au risque d’apparition soudaine d’une quantité incroyable d’abonnés exonérés des droits d'entrée.
Enfin, élément indispensable, il faut s’assurer pour tout incident qui ne serait pas couvert par le contrat souscrit.

La troisième étape est la communication. Le moment approche, il est alors important de consacrer un réel budget à la publicité de la soirée. Il doit être proportionnel à l’ampleur donnée à l’événement.
Il faut se fixer sur un concept global de soirée (danse, bar, buffet ou les trois...), ainsi que sur une approximation du nombre de personnes qui pourront être présentes, en fonction de la taille de la salle et du public qui devrait être touchés : ensemble des étudiants, professeurs, ou une filière particulière.
Il est nécessaire de voir large afin de se garder une marge de manoeuvre. Il y aura plus de monde si la promotion est active et le concept alléchant.
Il est tout à fait possible de passer un contrat avec la municipalité pour obtenir des affichages sur les panneaux des bus par exemple.
Les méthodes classiques en la matière pourront toutes être mises à disposition : affiches sur le campus, tractage à quelques jours de la soirée, relai dans les médias, etc.

A quelques jours de la soirée, le moment est venu d’annoncer une opération de prévente des billets.
L’objectif est de dresser une table dans un lieu de passage, susceptible de toucher un maximum d'étudiants, comme par exemple le hall d'entrée de l'école, où l’achat de billets à moindre prix sera proposé.

Pendant la soirée, 4 étapes sont essentielles à son déroulement.
La première est la vente des billets. Il faut éventuellement privilégier le public auquel la soirée est réservée, quitte à demander la présentation de la carte d’étudiant.
Une sélection, surtout si la soirée attire beaucoup de monde, sera essentielle, au moins pour éviter tout risque de grabuge. Il est important d’utiliser exclusivement un système de billets à souche afin de faire le décompte exact des entrées réalisées une fois la soirée terminée.

La deuxième étape est la sécurité. Pour parer à toute éventualité, il est nécessaire de solliciter la présence de pompiers, de secouristes de la Croix-Rouge, voire de la police sur place. C’est encore le plus sûr, mais c’est aussi moyennant finances (de 75 à 155 euros et plus).
Il faut prévoir une boîte à pharmacie pour les petits soins d’urgence ainsi que la liste des pharmacies et médecins de garde sans oublier les numéros qui peuvent sauver une vie (police, pompiers, SAMU).
Une personne devra être désignée, elle servira de référence pour tous problèmes, du petit détail au problème plus grave (de la perte de connaissance dans la salle aux problèmes de filtrage à l’entrée). Elle devra être joignable à tout instant, jusqu’à la fin de la soirée.
Une équipe de surveillance, professionnelle ou non, sera une aide précieuse, aux entrées et sorties de la salle. Un badge, ou un signe distinctif en l’absence d’uniforme pourra éviter toute contestation trop vive.

La troisième étape regroupe les boissons car en tant que non professionnel de la vente de boissons, des règles strictes sont à observer.
Le cas le plus courant est la possession d’une licence I, ce qui signifie que seuls les alcools de première catégorie pourront être proposés au bar, soit du cidre, soit de la bière.
Avec une licence III, c’est du vin qui pourra être proposé, la licence IV étant réservée aux professionnels attitrés.
Eventuellement un contrat pourra être passé avec une marque d’alcools qui mettra à disposition un barman chargé de distribuer ses produits.

La quatrième étape est la prise en charge de la musique. Tout dépend du style de la soirée.
Différentes propositions peuvent être appliquées. Le plus simple serait de se procurer une sono et des disques en nombre suffisant.
Sinon, il reste toujours la possibilité, comme pour le bar, et l’organisation de la soirée, de passer un contrat, et rémunérer un DJ pour l’occasion.

Le plus difficile est qu’une fois la fête terminée, il reste deux étapes à prendre en compte.
La première est la trésorerie. Une fois les invités partis, l’heure des comptes est arrivée car l’état des recettes doit être faites dans la foulée, tant pour les entrées que pour le bar et les autres activités proposées.
Plusieurs personnes ne seront pas de trop pour faire le compte, et le vérifier une fois établi, de préférence poste par poste.
Au petit matin, les banques étant fermées, il faut déterminer qui s’occupera de conserver les recettes jusqu’à leur dépôt.

La dernière étape est celle du ménage, du grand nettoyage.
Si le contrat de location prévoit que les locataires doivent prendre en charge le ménage de la salle, alors il faut le faire le soir même, afin de ne pas avoir à y revenir ensuite.
L’équipe doit alors prévoir à cet effet tout matériel utile : des sacs poubelles aux torchons, serpillières et seaux.
C’est encore la meilleure manière de ne pas entamer la joie d’une fête réussie.